我們常說文件通通丟掉！原因是文件有生命週期性；從資料建立、流程審核、文件發行、檔案調閱、內容變更、最後檔案作廢。若想達到物品極少化，空間極大化的原則，辦公室文件管理的理想的狀態是全數電子化。
＜案例分享＞
船務公司的資深主管，因為公司內部人事異動，導致現有工作被打亂，辦公桌堆疊了不屬於自己的工作業務，感到相當煩亂無力。
整理五流程：
一、下架：將辦公桌以及位子附近的文件集中於會議室的「大型會議桌上」
二、分類：
1. 重要：需要留存的文件。例如：公告（公司規範）、留存（債務）、公 司設備（說明書、保固書）
2. 常用：工作流程相關文件、隨手可得的參考資訊。例如：報價參考（廠商）、稅則參考（不同產業別）、 名片（常用聯絡資訊、客戶開發）
3. 待辦：代辦事項、交辦業務。例如：繳費（帳單、收據）、交辦業務（會計）
三、篩選：留下最新可用的資訊，資訊的內容及品質會隨著「時間」劣化
四、配置：可依照文件的期限、使用的方式及放置的場所做考量。選定文件保管的位置
五、上架：
1. 重要：重要文件全數進入文件夾收納好
2. 常用：配合個案慣用腦傾向（左腦in/右腦out）(延伸閱讀：左右腦竟會影響整理方式！你是哪一種思考類型？)，尊重個案立定的工作流程及習慣；搭配魚尾夾區分業務案件，以堆疊的方式，每一疊代表不同的流程階段，讓案件進度實體視覺化（看得見）
3. 待辦：設立待辦事項文件盒
文件整理維持方法：
資訊進門時
1. 分析：資訊來源、屬於誰的資訊
2. 捨棄：選擇捨棄或是保管、保存
3. 分類：需要保管的資訊，主分類、次分類、關鍵字
4. 清空：決定捨棄的時期與方式
文件整理目的是在需要的時候，輕易的找到需要的資訊。然而資訊爆炸的年代，我們該如何做取捨？就必須要有目標、有系統、有方法的整理整頓，並且依照個人工作習慣在電子化與紙本間取得平衡。
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◇ 作者 ◇
林筱婉
現任居家整聊室的整聊師， 擅長空間規劃、家具配置、軟裝設計。整聊師是生活的實踐者，深信「美好的生活選項一直都在，而且人人都可以擁有。」
